›

Как оформить возложение обязанностей временно отсутствующего работника? Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника по тк рф

Е.А. Рожкова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Для выполнения служебного задания вне места постоянной работы работник направляется в командировкуст. 166 ТК РФ. И вот он уехал, но вместо того, чтобы трудиться, лежит в номере гостиницы с температурой и ждет врача. Теперь ему необходимы лечение, покой и, конечно же, больничный. О болезни он поставил в известность работодателя. А что же делать работодателю? Давайте разберемся. Продлеваем командировку Возможно, из-за болезни работник не успел полностью выполнить задание или даже не приступил к его выполнению. В любом случае он не сможет вернуться, пока не почувствует себя лучше. Да и сколько продлится болезнь - неизвестно. Поэтому работодатель может при необходимости продлить командировку на любое количество дней по своему усмотрению.

Дайджест — промышленная безопасность

Передача властных полномочий Как правило, вместо отсутствующего директора обязанности по управлению организацией исполняет его заместитель.

В этом случае с момента ухода первого лица в отпуск его функции автоматически переходят к заму.


Однако может быть и так, что в уставе организации не предусмотрено должности заместителя.
При этом также не прописана и какая-то другая процедура передачи полномочий.

В этом случае порядок временного делегирования прав и обязанностей руководителя следует прописать в его трудовом договоре.

Внимание

А если трудовой договор заключен ранее и уже действует, нужно составить к нему дополнительное соглашение.

Тогда у руководителя будет полная ясность: кому, в каком порядке и на какой срок он вправе передавать функции по управлению компанией.

На практике существуют два варианта передачи полномочий первого должностного лица другому сотруднику.

Большая энциклопедия нефти и газа

Важно

Первый вариант — в силу издания внутреннего акта (приказа, распоряжения), второй — путем выдачи гражданской правовой доверенности.


По приказу полномочия первого лица могут быть переданы только сотруднику своей организации.

Обязать исполнять функции руководителя стороннего работника нельзя.

Ведь он не состоит с организацией в трудовых отношениях.

Поэтому никакие распоряжения администрации на него не распространяются.
Обычно полномочия по приказу передаются начальнику какого-нибудь структурного подразделения, например начальнику отдела кадров, начальнику планового отдела, главному инженеру, ведущему экономисту или руководителю проекта. Как правило, при этом имеет место совмещение профессий. То есть замещающий специалист наряду с функцией руководителя продолжает также выполнять обязанности и по своей основной должности*.

Передача полномочий руководителя на время его отсутствия

Общая продолжительность такого отпуска составляет от 140 до 194 дней, в зависимости от количества рожденных одновременно детей и сложности родов. Также закон разрешает по окончании больничного листа оформить мамочке отпуск по уходу за ребенком вплоть до исполнения малышу трех лет (ст. 256

ТК РФ). Уходя в декретный отпуск, сотрудница никогда наверняка не может знать, сколько она будет отсутствовать на работе, поскольку обстоятельства порой могут заставить менять все планы.

Поэтому, после издания приказа о предоставлении декретного дородового отпуска работнице, руководитель имеет право вменить ее обязанности другому работнику, либо оформить срочный трудовой договор, как со штатным работником, так и принять нового человека. В таких случаях можно воспользоваться нормами ст. 60. 2

ТК РФ, оформив внутреннее совмещение на одного из уже работающих в организации сотрудников.

Приказ о возложении обязанностей на время отпуска: образец

Приказ о возложении обязанностей директора на время отпуска, образец: Общество с ограниченной ответственностью «Завод твердых сплавов г.

Чугуева» Приказ № 178 21.12.2016 г. Чугуев «О возложении обязанностей» В связи с моим (директор ООО ЗТС г.
Чугуев) уходом в очередной отпуск, с 22 декабря 2016 г. по 31декабря 2016 г. Приказываю: 1. Возложить исполнение обязанностей директора завода на время моего отсутствия с 22 декабря 2016 года по 31 декабря 2016 года на первого заместителя по производственной части Вострикова Валерия Ивановича с сохранением за ним основного места работы. 2. Установить Вострикову В. И. на этот период доплату к основному окладу за расширение зоны обслуживания в размере 10000 (десять тысяч) рублей. 3. Предоставляю Вострикову В. И. на время моего отсутствия право первой подписи всех отчетных, финансовых документов, распоряжений и прочей необходимой документации. 4.

Работник заболел в командировке: что делать работодателю

На каждом предприятии, в учреждении, организации разработано штатное расписание, согласно которого формируется необходимое количество сотрудников для успешного производственного процесса.

Согласно трудовому законодательству по истечении полугода после принятия на работу любой человек имеет право на отпуск.

Причем он может использовать как половину положенного отпуска уже честно заработанного, так и по согласованию с руководителем предприятия взять отпуск в полном объеме.

Кроме того, законом предусмотрено, что некоторым категориям граждан отпуск должен быть предоставлен в любое время по их желанию вне зависимости от времени, когда они трудоустроились.

Menu

Таким образом, во время исполнения обязанностей руководителя заместитель руководителя не получает доплаты.

Приказ об исполнении обязанностей руководителя может быть оформлен следующим образом. Наименование организации ПРИКАЗ N (место издания) О назначении временно исполняющего обязанности директора В связи с уходом директора в очередной трудовой отпуск ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Назначить на период с 20.06.2011 по 23.07.2011 года временно исполняющим обязанности директора начальника торгового отдела Петрова Ивана Ивановича без освобождения от основной работы.
  2. Предоставить ему на указанный период право подписи за руководителя

всех финансово-хозяйственных, в том числе банковских документов, а также бухгалтерской и налоговой отчетности.

  1. Установить Петрову И.И.

В результате у сотрудника возникли сложности с назначением пенсии. А организации пришлось держать ответ перед правовым инспектором, который получил из Пенсионного фонда информацию о допущенном нарушении. Особенно ответственно нужно относиться к оформлению замещения руководителя организации и материально ответственных сотрудников. Ошибки в передаче полномочий этих работников чреваты для компании большими материальными потерями.

Так, если временный управляющий будет оформлен с нарушением закона, есть риск, что в дальнейшем вся его деятельность по управлению компанией, все финансовые сделки, заключенные им, будут признаны недействительными.

А если без должного оформления будет работать сотрудник, заменяющий, допустим, кассира, при недостаче денег, обнаружившейся в этот период, привлечь к материальной ответственности будет некого.

Директор (подпись) (расшифровка подписи) Визы: С приказом ознакомлен: И.И.Петров (подпись) Представляется логичным при подписании документов, поскольку должности «исполняющий обязанности» не существует, указывать перед фамилией исполняющего обязанности руководителя должность замещающего работника.

Например: Заместитель директора Сидоров В.Р., Начальник торгового отдела Петров И.И.». Следует помнить об оформлении временного предоставления права первой подписи документов для проведения расчетов. В соответствии с п.11 постановления Правления Нацбанка Республики Беларусь от 03.04.2009 № 40 при временном предоставлении права подписи документов для проведения расчетов, а также при временной замене одного из лиц, имеющих право подписи документов для проведения расчетов, новая карточка с образцами подписей и оттиска печати может не оформляться.
Условия выполнения трудовых обязанностей работником, который оформлен на период отпуска по беременности и родам, а также на время отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет, отличается полной неизвестностью того момента, когда женщина («основной» сотрудник) заявит о выходе на работу.

Неопределенность вызвана льготой, предоставленной женщине ст.

256 ТК РФ. В данной статье говорится, что женщина вправе использовать отпуска полностью или по частям. Неопределенность или «подвешенность» положения работника, оформленного для замены временно отсутствующей сотрудницы по причине ее отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком, исключает возможность формирования трудовых отношений на этот период по п. 1 ст. 58 ТК РФ на неопределенный срок. А значит, является основанием для заключения срочного трудового договора.
Во время отпуска, болезни, командировки или других случаев отсутствия ответственного лица выполнение его обязанностей должно быть возложено приказом по организации на другого инженерно-технического работника в порядке, предусмотренном настоящей инструкцией.

За время отпуска по беременности и родам женщинам выдается за рабочие дни пособие по социальному страхованию.

Право на получение пособия по беременности и родам имеют все женщины с первого дня работы в качестве рабочего или служащего, независимо от их трудового стажа.

При выкидыше до 6 5 месяцев беременности и аборте выдается пособие по болезни, а не по беременности.

Кроме того, сотрудник может направить работодателю заявление о переносе дней отпуска. Пример: Пример согласия сотрудника с переносом дней Как только работник согласится, работодатель должен издать приказ об отзыве сотрудника. В приказе нужно обязательно указать:

  • причину прерывания отпуска;
  • дату, с которой сотрудник отзывается из отпуска, и дату окончания отзыва;
  • продолжительность (в днях) командировки;
  • что делать с освободившимися днями отпуска.

Пример приказа: Работник должен ознакомиться с приказом и поставить на нём свою подпись. Когда приказ будет готов и подписан, нужно оформить документы на командировку: Учет в табеле После издания приказа необходимо нужно внести изменения в уже утверждённый график отпусков.

После этого следует внести изменение в личную карточку данного работника.

В любой организации может возникнуть ситуация, когда работник длительное время отсутствует — болеет, находится в отпуске или длительной командировке, обучается с отрывом от работы и т.д. Однако работу выполнять надо. О вариантах возложения обязанностей временно отсутствующего работника на другого сотрудника поговорим сегодня: расскажем, как оформить такое исполнение обязанностей, нужно ли вносить запись в трудовую книжку, и ответим на попутно возникающие вопросы.

Трудовой кодекс предлагает не один вариант исполнения обязанностей временно отсутствующего работника:
— без освобождения от работы, определенной трудовым договором;
— временный перевод;
— перемещение;
— совместительство;
— срочный трудовой договор.
Рассмотрим подробнее каждый из этих вариантов.

Используем внутренние ресурсы организации

Совмещение или расширение зон обслуживания. На основании ст. 60.2 ТК РФ работнику может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Если дополнительная работа будет осуществляться по другой профессии (должности), это будет совмещением, а если по такой же профессии (должности) — расширением зон обслуживания, увеличением объема работ.

При этом ст. 60.2 ТК РФ делает оговорку, что для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем определяются работодателем с письменного согласия работника и оформляются соглашением. Этим же соглашением утверждается и размер доплаты за дополнительную работу (ст. 151 ТК РФ) — либо в твердой сумме, либо в процентах от оклада (как по основной должности, так и по замещаемой).

Хотелось бы заострить внимание на оплате дополнительной работы. Минздравсоцразвития в Письме от 12.03.2012 N 22-2-897 разъяснило, что иногда исполнение обязанностей отсутствующего специалиста может не оплачиваться. Это возможно, когда в должностных инструкциях работников отдельных категорий предусмотрены случаи исполнения обязанностей отсутствующего специалиста со схожей трудовой функцией. В таком случае совмещение является частью трудовой функции и не подлежит оплате.

Примечание. Если поручаемая работа по другой профессии требует дополнительных навыков или образования, оцените, сможет ли работник выполнять ее без ущерба для своей работы, в противном случае лучше воспользоваться иным вариантом замещения.

Однако автор не согласен с такой позицией, и вот почему. Привлечение к временному исполнению обязанностей по должности отсутствующего работника должно в любом случае осуществляться путем издания работодателем соответствующего приказа (распоряжения), как того требует Разъяснение Госкомтруда СССР N 30, ВЦспс N 39 от 29.12.1965 «О порядке оплаты временного заместительства», независимо от того, указана ли возможность такого привлечения в трудовом договоре или должностной инструкции работника. Кроме этого, ст. 151 ТК РФ установление доплаты за выполнение дополнительной работы также не ставится в зависимость от наличия или отсутствия в трудовом договоре (должностной инструкции) указания на исполнение обязанностей отсутствующего работника. Поэтому мы считаем, что работнику за выполнение дополнительной работы в любом случае полагается доплата в размере, определенном сторонами трудовых отношений.

На основании соглашения издается приказ. Он может выглядеть, например, так:

Общество с ограниченной ответственностью «Весна»

Приказ N 41
О поручении дополнительной работы в порядке совмещения должностей

В связи с отсутствием бухгалтера по начислению заработной платы Анохиной В.Л. по причине повышения квалификации с отрывом от производства на основании ст. 60.2 и 151 Трудового кодекса РФ

Приказываю:
1. Поручить старшему бухгалтеру Волковой А.С. выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по должности бухгалтера по начислению заработной платы за дополнительную оплату.
2. Установить Волковой А.С. ежемесячную доплату за выполнение дополнительной работы в порядке совмещения должностей в размере 12 000 руб.
3. Определить срок совмещения Волковой А.С. в должности бухгалтера по начислению заработной платы с 15.05.2013 по 19.07.2013.

Основание: дополнительное соглашение от 14.05.2013 к трудовому договору от 05.08.2009 N 9-08.

Директор Медведев /Медведев А.Д./

С приказом ознакомлены:
бухгалтер по начислению
заработной платы Анохина, 14.05.2013 /Анохина В.Л./
старший бухгалтер Волкова, 14.05.2013 /Волкова А.С./

Помните, что работник вправе досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ). Работодатель также может досрочно отменить поручение о ее выполнении, уведомив работника об этом в те же сроки.

Временный перевод. Переводом считается постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ).

Более конкретно порядок временных переводов определен в ст. 72.2 ТК РФ. В частности, согласно данной норме работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года. Если временный перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, срок такого перевода может быть и более года (например, на период отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет).

В любом случае временный перевод на период замещения отсутствующего сотрудника допускается только по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме.

Условия временного перевода и его срок оговариваются сторонами в дополнительном соглашении к трудовому договору. На основании такого соглашения издается приказ о переводе. Напомним, что унифицированные формы приказов, установленные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, с 2013 года не обязательны к применению, поэтому приказ о переводе может быть издан по форме, утвержденной организацией. При этом важно указать в приказе характер перевода — временный и в качестве основания привести реквизиты соглашения о переводе — его дату и номер. С таким приказом работника необходимо ознакомить под роспись.

Примечание. Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.

Вопрос: Достаточно ли подписи работника на приказе о временном переводе, чтобы соглашение о переводе считалось достигнутым?

Нет, недостаточно. Необходим отдельный документ — соглашение , в котором стороны на равноправной основе определят условия временного перевода. Именно такое соглашение, подписанное обеими сторонами трудовых отношений, и является основанием для издания приказа о переводе.

Помните, что если при переводе обязанности работника изменяются, то его надо ознакомить с новой должностной инструкцией. То же самое относится и к правилам техники безопасности (ч. 2 ст. 225 ТК РФ).
По поводу внесения записи в трудовую книжку скажем следующее. Ни Правилами ведения и хранения трудовых книжек*(1), ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек*(2) не предусмотрено внесение в трудовую книжку записей о временном переводе. Кроме того, ст. 66 ТК РФ установлено, что в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника. Соответственно, вносить запись о временном переводе не нужно.

Часто возникает вопрос, нужно ли оформлять возвращение работника на постоянное место. Трудовой кодекс не дает на него ответа. Однако во избежание спорных ситуаций рекомендуем направить сотруднику уведомление о выходе на работу основного работника, которое составляется в произвольной форме. Также можно издать приказ о прекращении исполнения временных обязанностей и возвращении к старой должности. Он составляется в произвольной форме.

Перемещение. Для замены временно отсутствующего работника можно воспользоваться перемещением. Оно, в отличие от перевода, не требует согласия работника при условии, что осуществляется на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, и это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ). Без согласия работника можно переместить и для работы на другом механизме или агрегате, но с соблюдением вышеназванного условия.

Для того чтобы узнать, можно ли переместить работника, необходимо проверить трудовой договор с ним. Довольно часто работодатели указывают в качестве места работы наименование структурного подразделения, в котором будет трудиться работник, а между тем в соответствии со ст. 57 ТК РФ называть структурное подразделение необходимо только в том случае, если работник принимается в филиал, представительство или иное обособленное подразделение, расположенное в другой местности.

К сведению. Под другой местностью в силу п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» понимается местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.

Таким образом, если в трудовом договоре работника указано структурное подразделение, то переместить его в другое структурное подразделение для замещения временно отсутствующего работника даже без изменения должности или трудовой функции не получится — это будет изменением определенных сторонами условий трудового договора и потребует согласия работника.

Привлекаем рабочую силу со стороны

Если обязанности отсутствующего работника обширны, а иные сотрудники компании сильно загружены работой, чтобы не нарушать производственного процесса, работодатель может принять решение о привлечении работников со стороны для замещения временно отсутствующего работника.

Совместительство. Данный вариант исполнения обязанностей отсутствующего работника подойдет не только для сотрудника со стороны, но и для работников, уже трудящихся в компании.

Итак, ст. 60.1 ТК РФ позволяет заменить отсутствующего работника на определенное время, оформив совместительство. Статья 282 ТК РФ дает определение совместительству — выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Причем такой трудовой договор может быть заключен как у того же работодателя (внутреннее совместительство), так и у другого работодателя (внешнее совместительство).

Важным нюансом совместительства является не только наличие отдельного трудового договора, но и продолжительность рабочего времени . Так, в силу ст. 284 ТК РФ продолжительность рабочего времени при такой работе не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену).

На основании ст. 285 ТК РФ оплата труда лиц, работающих по совместительству, производится пропорционально отработанному времени в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором. При установлении лицам, работающим по совместительству с повременной оплатой труда, нормированных заданий оплата труда производится по конечным результатам за фактически выполненный объем работ.

Для оформления совместительства работник представляет документы, указанные в ст. 65 ТК РФ, и справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ) — при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда. Один нюанс: трудовую книжку совместитель не представляет, поскольку все записи в нее вносит работодатель по основному месту работы. Поэтому если работник захочет видеть запись в трудовой книжке о работе по совместительству, то ему необходимо представить документ, подтверждающий совместительство, по основному месту работы (ст. 66 ТК РФ).

Затем заключается трудовой договор, в котором обязательно должно быть указано, что работа является совместительством. Ну и, конечно, совершаются иные действия по оформлению приема на работу: издается приказ о приеме, заводится личная карточка (даже на внутреннего совместителя).

Срочный трудовой договор. Если другие варианты замещения отсутствующего работника не подошли, можно воспользоваться еще одним — заключение срочного трудового договора с новым работником. Однако в данном случае нужно учитывать требования ст. 58 ТК РФ, на основании которой срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 59 ТК РФ. Для нашей ситуации подойдет основание, указанное в абз. 2 ч. 1 этой статьи: на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы.

Обратите внимание! На основании ст. 57 ТК РФ при заключении срочного трудового договора обязательно нужно указать дату начала работы, а также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для его заключения. Если этого не сделать, договор будет считаться заключенным на неопределенный срок.

Формулируя условие о сроке трудового договора, целесообразно указывать не только срок действия договора, но и дату его окончания, поскольку в дальнейшем это поможет избежать споров при прекращении договора в связи с окончанием его срока. Например, формулировка может быть следующей: «Настоящий договор заключен на период обучения бухгалтера Сорокиной Р.З. с 04.03.2013 по 04.06.2013».

Но как быть, когда дату окончания работы, да и саму продолжительность срока договора определить проблематично, например при замещении работника на период отпуска по уходу за ребенком? В таком случае формулировка может быть следующей: «Настоящий договор заключен на время отпуска Калмыковой И.Д. по уходу за ребенком, не достигшим трехлетнего возраста».

При таком замещении отсутствующего оформляются те же документы, что и при приеме на работу обычного сотрудника: трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная карточка. Кроме этого, нужно сделать запись о приеме в трудовой книжке, причем без указания, что работник принят на определенный срок. Это подтверждается и разъяснениями Роструда в Письме от 06.04.2010 N 937-6-1.

Отметим, что трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с его выходом на работу (ст. 79 ТК РФ).

В заключение

Когда временно отсутствует руководитель организации, довольно часто назначают лицо, исполняющее его обязанности. Да и в документах нередко можно увидеть подпись с пометкой «и.о.». Скажем сразу, что должности «исполняющий обязанности» не существует. Однако на какое-то время назначить «и.о.» все-таки можно.

Если обязанности будет исполнять лицо, в должностной инструкции или трудовом договоре которого есть пункт об исполнении обязанностей руководителя или другого работника, нужно издать соответствующий приказ, чтобы этот пункт начал действовать (условие о замещении в трудовом договоре означает, что работник обязан исполнять его только тогда, когда другой сотрудник будет отсутствовать).

Если же обязанности по замещению нет, получается, что работник согласился наряду со своими должностными обязанностями выполнять дополнительную работу по должности отсутствующего сотрудника, то есть нужно применить ст. 60.2 ТК РФ и оформить совмещение.

В любом из этих случаев работнику, замещающему отсутствующего работника, должна производиться доплата.

Когда «штатный зам» лучше «халифа на час»? Как оформить совмещение должностей или временный перевод для «халифа»? Почему для него не подойдут совместительство и срочный трудовой договор? Какие доплаты и в каких случаях полагаются? Как для каждого возможного способа замещения оформить полный комплект документов: трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, приказы нескольких разновидностей, доверенность и банковскую карточку? Отдельно автор поясняет, каким распространенным «вредным советам» не стоит следовать и почему.

Генеральный директор 1 действует от имени организации без доверенности, в силу закрепления его полномочий в действующем законодательстве и в уставе организации. Эта должность уникальна. Человек, ее занимающий, по сути отвечает за всю деятельность компании. И естественно, когда Генералу необходимо отлучиться, на фирме случается небольшой катаклизм. Оснований отсутствия может быть много: очередной отпуск или длительная болезнь, командировка, исполнение государственных или общественных обязанностей, обучение и повышение квалификации и многое другое. Однако во всех этих случаях возникает необходимость поддержать работу организации. В настоящей статье мы покажем, как наиболее полно и с наименьшим ущербом для работы организации оформить передачу полномочий руководителя.

Что передаем?

Единоличный исполнительный орган (ЕИО) осуществляет текущее руководство организацией. Казалось бы, простое определение, но когда дело доходит до фактической передачи данных полномочий, возникает масса проблем и вопросов. Корень их в том, что полномочия генерального директора формулируются действующим законодательством по остаточному принципу, то есть на него возлагаются все иные обязанности, не возложенные законодательством или учредительными документами (когда это возможно) на общее собрание или совет директоров. В противовес этому передаваемые полномочия должны быть конкретизированы (четко обозначены). Главное следствие этого противоречия на практике - возникновение ситуаций, когда часть полномочий генеральный директор «забирает с собой» в отпуск, командировку, в больницу и т.п. То есть вдруг для подчиненных оказывается, что назначенный заместитель не может сделать то или иное действие, поскольку это особо не было оговорено при передаче дел.

Условно все полномочия можно разделить на два больших блока:

  • представление интересов юридического лица перед третьими лицами,
  • осуществление административно-хозяйственной власти в рамках самой организации.

В рамках первого блока руководитель представляет интересы компании во множестве самых различных правоотношений: заключает от имени организации сделки (гражданско-правовые отношения), подписывает налоговую отчетность (налоговые правоотношения), несет ответственность за нарушение действующего законодательства по широкому спектру вопросов (административные правоотношения) и др. Второй блок сводится к взаимоотношениям, возникающим в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений. Передача полномочий «по объему» должна быть максимально полной, чтобы потом не возникло проблемы с подписанием «жизненно важного в данный момент» документа.

Но существует не только проблема «остаточных/забытых полномочий» , но и проблема «дублирования полномочий руководителя», которая сводится к простому вопросу: «А что же остается у руководителя при передаче полномочий?» Этот глобальный вопрос можно разложить на несколько более мелких:

  • Имеет ли он право отдавать приказы сотрудникам?
  • Будут ли действительны заключенные им во время отпуска или болезни 2 трудовые или гражданско-правовые договоры?
  • И даже может ли он быть привлечен к административной ответственности во время отпуска?

Действующее законодательство не дает на эти вопросы однозначного ответа. В целом, опираясь на практику, в том числе и судебных споров, можно дать следующий ответ: делегируя полномочия по предоставлению интересов общества, генеральный директор не слагает с себя ни права, ни обязанности по представлению его интересов. Такая передача представляет собой «дублирование» функционала, а не его «передачу», причем происходит дублирование не только права принятия решения, но и ответственности за принятые решения (так, за административное нарушение будет привлечен к ответственности заместитель, который его допустил, а не генеральный директор, находящийся в отпуске; однако если такое ответственное лицо не было обозначено, ответственность с большой долей вероятности возложат на отсутствовавшего в этот момент руководителя).

Вместе с тем для самого общества не имеет значения, делегировались ли генеральным директором на период отсутствия полномочия кому-либо. Вне зависимости от смены «человеческого лица», выполняющего функции капитана, считается, что корабль без него плыть не может. Вот классический пример, иллюстрирующий эту позицию:

Судебная практика.
Определение ФАС Уральского округа от 01.11.2002 № Ф09-2808/02-ГК

ООО «МВМ» пыталось обосновать пропуск срока на подачу кассационной жалобы тем, что генеральный директор сначала находился в длительной командировке, а затем проходил лечение за пределами региона. Но суд эти причины уважительными не посчитал.

Способы замещения:«штатный зам» или «халиф на час»?

Ответ на вопрос, вынесенный в заголовок, зависит только от системы работы компании и ее внутренней организации.

Если руководитель отсутствует часто, то наличие «дополнительного» сотрудника, выполняющего его обязанности в рамках своих должностных полномочий, повышает эффективность деятельности организации.

Заместитель «по случаю» хорош тем, что позволяет не только выбирать лицо, которое будет выполнять обязанности отсутствующего руководителя в каждом конкретном случае, но и перераспределять полномочия отсутствующего руководителя. Как правило, такое перераспределение идет по направлениям деятельности организации: заключать сделки поручается, например, руководителю сбытового подразделения, контролировать производство - главному инженеру, осуществление платежей - руководителю финансовой службы и т.д.

Штатное заместительство

Некоторые считают, что если обязанность замещения руководителя заложена в трудовую функцию (указана в трудом договоре или должностной инструкции), то такая нагрузка возможна без дополнительной оплаты: считается, что оплата такой работы уже включена в оклад штатного заместителя. Эта позиция во многом основана еще на советской практике, в частности, на разъяснениях Госкомтруда СССР № 30, ВЦСПС № 39 от 29.12.1965.

Мнение

Наталья Комова, эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

В вопросе доплаты штатным заместителям некоторые работодатели ссылаются на письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897, в котором ведомство пришло к выводу, что доплачивать в таких ситуациях не надо. Вместе с тем напомним об определении Верховного Суда от 11.03.2003 № КАС03-25, где указано, что доплата положена. Суд указал, что сложность труда и количество выполняемой штатным заместителем работы в период отсутствия руководителя намного больше, чем обычно. Поэтому труд заместителя в этот период не может оплачиваться в прежнем размере, даже если пункт об исполнении обязанностей руководителя содержится в его должностной инструкции.

Мнение

Хосаева Радмила, юрист ООО «Прогресс»

В неофициальных разъяснениях представители Минздравсоцразвития России (в частности, заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Нина Ковязина) придерживаются позиции, что установление доплаты штатным заместителям за время исполнения обязанностей временно отсутствующего руководства остается на усмотрение работодателя. Дело в том, что часто в должностном окладе штатного заместителя заложена оплата труда за замещение начальника. Если же работодатель придет к выводу, что для поощрения работника выплата необходима, то никто его не будет за это наказывать.

Самый актуальный вопрос, который волнует работодателей в таких случаях, - каковы риски. Понесет ли организация или должностное лицо ответственность в случае прихода проверяющих? Если мы говорим о государственной инспекции труда и ответственности за нарушение ст. 5.27 КоАП РФ, то нет. Если вы решили доплатить работнику, то главное, чтобы документы были правильно оформлены, к тому же всегда можно сослаться на письмо Минздравсоцразвития РФ. Однако необходимо иметь в виду, что практика проверок госинспекций труда разнится. Известны случаи, когда они выдавали работодателям предписания с требованием произвести доплату по заработной плате работникам-заместителям за время, когда они выполняли обязанности начальства (см., например, решение Ленинского районного суда г. Тамбова от 12.11.2010 № 2-29132010).

Итак, доплата штатному заместителю возможна. Она может быть зафиксирована несколькими способами (в локальном нормативном акте, приказе, ПВТР и т.д.), но более логично фиксировать ее размер непосредственно в том документе, в котором указывается обязанность осуществлять замещение. Главным условием штатного замещения является согласие на него работника. Оно должно найти свое выражение в трудовом договоре (или дополнительном соглашении к нему). Обязанность замещения на время отсутствия руководителя можно дополнительно продублировать в должностной инструкции заместителя.

Пример 1
Отражение штатного заместительства и доплаты за него в трудовом договоре

«Зам ad hoc 3 »

В отличие от штатного заместителя, назначаемый «по случаю» обязательно должен получать дополнительное денежное вознаграждение.

С точки зрения трудового права, передача ему полномочий возможна в рамках двух основных конструкций:

  • совмещение должностей и
  • временный перевод на другую работу.

Сначала рассмотрим первый вариант - совмещение должностей . В соответствии со ст. 60.2 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа. Это возможно с письменного согласия работника и за дополнительную плату . Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника. Для фиксации такого согласия мы рекомендуем в этом случае заключение (Пример 2), хотя отношения могут быть оформлены и путем издания приказа с соответствующей согласительной подписью работника 4 (Пример 5).

Пример 2
Дополнительное соглашение к трудовому договору при временном совмещении должностей

Приказ в любом случае нужно оформить - для передачи полномочий и доведения этой информации до сотрудников организации. А вот оформление допсоглашения к трудовому договору дополнительно к приказу - скорее, в интересах работника. Во-первых, совмещение не отражается в трудовой книжке. Во-вторых, оригиналы трудового договора и дополнительных соглашений к нему (в отличие от приказа) хранятся не только в делах организации, но и у работника. По сути, для работника дополнительное соглашение становится единственным документом в его личном архиве, который подтверждает исполнение им обязанностей генерального директора при совмещении, что может быть важно, например, при смене работы.

При совмещении работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы , а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. Одним из специфичных моментов замещения позиции генерального директора представляется определенная сложность уведомления работодателя об отказе от выполнения обязанностей руководителя организации. В этом случае такое уведомление работник должен направлять сам себе, поскольку именно он исполняет обязанности работодателя в трудовых отношениях. Законодатель не проясняет этот казус, поэтому сотруднику, который хочет сложить с себя полномочия, мы можем рекомендовать руководствоваться здравым смыслом и делать все с надлежащей добросовестностью, т.е. организовать нормальную передачу полномочий от себя другому лицу.

Совмещение должно в обязательном порядке оплачиваться. Практика выработала 4 основных подхода к оплате труда совмещающих лиц:

  • фиксированный размер доплаты в виде определенной суммы;
  • выплата процента от оклада замещающего лица;
  • выплата процента от оклада отсутствующего сотрудника;
  • доплата разницы между окладом отсутствующего и замещающего лица (этот вариант зафиксирован в допсоглашении из Примера 2), тогда зарплата заместителя «догонит» зарплату руководителя.

Организация самостоятельно определяет, какой вариант выбрать.

Если при совмещении работник выполняет работу по обеим должностям (своей обычной и генерального директора), то при временном переводе на другую работу (ст. 72.1 и 72.2 ТК РФ) работник будет выполнять только функции генерального директора, временно «забросив» свои прежние дела. Таким образом, при переводе налицо изменение трудовой функции работника, поэтому дополнительное соглашение к трудовому договору в этом случае оформляется в обязательном порядке.

По общему правилу временный перевод возможен на период до года. Но когда он осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, данный перевод остается в силе до возвращения отсутствующего работника.

Письменное согласие заместителя может быть получено как до оформления документов (на соответствующем предложении работодателя), так и в процессе оформления данного перевода. Первый вариант в случае с замещением позиции генерального директора не имеет особого смысла. Никто не будет предлагать сотруднику такой важный пост, не получив его предварительного устного согласия, а следовательно, минуя процедуру получения предварительного письменного согласия, можно приступить к оформлению самого перевода. Подписи работника в этом случае и будут подтверждать его готовность работать в новой должности. Необходимо заметить, что для оформления временного перевода существует приказ по унифицированной форме № Т-5 (Пример 4), и, соответственно, помимо дополнительного соглашения к трудовому договору (Пример 3) необходимо будет оформить и его. На основании приказа о переводе делаются отметки в личной карточке сотрудника (форма № Т-2 или Т-2ГС(МС)). Отметим, что при временных переводах (так же, как и при совмещении) запись об этом в трудовую книжку не вносится.

Пример 3
Дополнительное соглашение к трудовому договору при временном переводе на должность генерального директора

Допсоглашение или изменение к трудовому договору?

Обратим ваше внимание на одну техническую тонкость. К трудовому договору, условия которого стороны решили изменить, можно оформить «Дополнительное соглашение» или «Изменение». Причем в оформлении этих документов разница будет только в первой строке - там пишется соответствующее слово/слова. В рассматриваемой ситуации логичнее составить не изменение (когда какие-то условия трудового договора навсегда меняются), а дополнительное соглашение (когда возник некий частный случай, по которому стороны согласовали все условия).

К одному трудовому договору может быть составлено несколько изменений и несколько дополнительных соглашений, линии нумерации этих документов разные (например, сначала могут оформить изменение № 1 к трудовому договору от 01.08.2009, позже - изменения № 2 и № 3 к нему же, а потом - дополнительное соглашение № 1).

И теперь самое интересное: в унифицированной форме приказа на перевод № Т-5 нужно указать документ-основание такого перевода - либо вписать данные изменения к трудовому договору, либо указать иной документ. Так вот, если вы не хотите заниматься «узакониванием» изменения самой унифицированной формы и если основанием перевода является допсоглашение с работником (а не изменение к трудовому договору), то его нужно вписать в нижнюю строку, предназначенную для прочих документов. См. Пример 4.

Почему другие варианты замещения не подходят?

Ранее было сказано, что для замещения должности генерального директора на время его отсутствия подходят две схемы (и мы их выше подробно описали): временный перевод и совмещение.

«В природе» существуют и другие варианты оформления замещения, которые в рассматриваемом случае вряд ли подойдут, хотелось бы объяснить, почему именно:

  • совместительство - так же, как при совмещении работник одновременно выполняет работу по двум должностям, но при совмещении это делается параллельно с основной работой и в рамках основного рабочего времени, а при совместительстве - только в свободное от основной работы время. Согласитесь, трудно представить, например, что главный инженер с 9:00 до 18:00 будет решать лишь вопросы, относящиеся к своей основной работе, а в качестве генерального директора будет работать только после 18:00, когда большинство сотрудников уходят домой;
  • срочный трудовой договор - используется, когда на место отсутствующего работника в организацию извне принимают нового сотрудника, для которого эта работа будет основной в течение достаточно длительного периода, пока замещаемый работник не вернется. Обычно к этой схеме прибегают при уходе сотрудниц в декретный отпуск и т.п.

Пример 4
Приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5

Как передать полномочия?

Может ли гендиректор сам принять решение?

В Интернете можно встретить массу «вредных советов» по порядку временной передачи полномочий руководителя организации. Начиная с мнения, что «временный перевод на должность руководителя организации может быть признан неправомерным, если такое решение принимает руководитель организации», из которого вытекает предложение согласовывать кандидатуру замещающего с общими собранием участников / акционеров, и заканчивая изданием приказа о замещении генерального директора советом директоров или протокола общим собранием участников / акционеров общества. Такое разнообразие советов порождается определенными пробелами в регулировании положения руководителя организации, помноженными на своеобразное прочтение законодательных актов.

Прежде всего необходимо заметить следующее: действующее корпоративное законодательство вообще не содержит норм, регламентирующих исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя организации. Оно также не содержит каких-либо норм о необходимости согласовывать кандидатуру замещающего лица.

Да, при желании можно собрать общее собрание и прекратить полномочия единоличного исполнительного органа (ЕИО) для лица А на время его отсутствия, возложив эти самые полномочия на лицо Б. Однако правовая природа данного действа будет носить совсем иной характер. По сути, это будет 3 решения по 3 вопросам:

  1. Прекратить полномочия А с 01 по 30 августа - волевой акт, после которого А не может представлять интересы организации ни перед третьими лицами, ни перед работниками. При этом трудовые отношения сторонами фактически продолжаются.
  2. Возложить полномочия на Б с 01 августа по 30 августа - образование нового корпоративного правоотношения на определенный срок.
  3. Вернуть полномочия лицу А с 01 сентября на срок 3 года 5 - возникает новое корпоративное отношение.

При этом в отношениях между организацией и А образуется разрыв. В силу наличия определенных пробелов в законодательстве и отсутствия надлежащего регулирования на стыке корпоративного и трудового права такой вариант в принципе возможен. Однако он вызывает серьезные нарекания:

  1. Возможность приостановления полномочий генерального директора в рамках гражданско-правовых отношений вызывает большие сомнения, они могут быть только прекращены. Это можно расценивать как прекращение исполнения сотрудником трудовой функции, т.е. увольнение 6 . И то и другое входит в противоречие со статусом отсутствия работника: ни отпускник, ни заболевший, а уж тем более командированный не утрачивают устойчивой связи со своей трудовой функцией. А в последнем случае руководитель однозначно продолжает ее исполнять, просто делает это вне места нахождения организации.
  2. «Корпоративная» процедура замещения представляется неудобной еще и в силу необходимости внесения изменений в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) о смене руководителя, причем дважды. Поскольку данная процедура хотя и не особо сложна, но требует определенных трудозатрат и расходов (нотариальное заверение подписи на заявлении), к ней мало кто прибегает.

Таким образом, мы приходим к выводу, что при временной передаче полномочий генеральный директор руководствуется только порядком, предусмотренным в трудовом законодательстве . Поэтому именно он, как лицо в силу ст. 20 ТК РФ осуществляющее полномочия работодателя в трудовых отношениях, издает приказ о назначении собственного заместителя. Стоит заметить, что данной позиции придерживаются и судебные органы:

Фрагмент документа

Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.10.2008 № 17АП-7504/2008-ГК по делу № А50-6926/2008

Генеральный директор общества «Минеральные удобрения» был вправе издать приказ о возложении на заместителя генерального директора общества по производству обязанности генерального директора общества. В данном случае не было досрочного прекращения полномочий единоличного исполнительного органа общества, а была временная передача функций генерального директора общества в целях их осуществления на определенный срок. В соответствии с п. 16.2.9 Устава общества генеральному директору общества полномочия по изданию приказов предоставлены.

Издание приказа

Таким образом, полномочия генерального директора передаются путем издания приказа. Он выполняет ряд функций:

  • определяет лицо, осуществляющее замещение, и порядок такого замещения;
  • определяет объем полномочий такого лица;
  • в рамках организационной коммуникации информирует о таком событии сотрудников.

Поскольку функции данного документа разнообразны, их можно поделить на несколько приказов. Например, в ряде случаев целесообразно скрыть от широкой публики информацию о размере оплаты / доплаты замещающему лицу. Соответственно, по этому вопросу может быть издан отдельный приказ в свободной форме или, если имеет место временный перевод, это будет зафиксировано в приказе по унифицированной форме № Т-5.

Основные полномочия, которые передаются замещающему лицу, включают в себя:

  • полномочия представителя работодателя в трудовых отношениях (право заключения (подписи) трудовых договоров, дополнительных соглашений, привлечения к дисциплинарной ответственности, изменения системы и размера оплаты труда и т.д.);
  • полномочия в рамках гражданско-правовых отношений (заключение всех видов сделок и договоров, в этот же блок входят полномочия по распоряжению имуществом организации, включая наличные денежные средства);
  • полномочия по ведению первичного бухгалтерского и налогового учета (прежде всего здесь идет речь о праве подписи на первичных бухгалтерских документах);
  • полномочия по представлению интересов организации перед государственными и муниципальными органами, включая налоговые. Защита интересов организации в судах и т.п.

Передачу данных полномочий в рамках приказа можно сформулировать двумя способами:

  • максимально детально перечислить их в тексте приказа или
  • дать отсылку на документы, в которых они расшифрованы. Мы рекомендуем именно второй вариант. Почему? Для представительства перед третьими лицами все равно необходимо оформлять доверенность, а поскольку приказ - документ внутренний, его «пользователи» имеют доступ ко всем документам, на которые он ссылается.

Отдельно в приказе стоит отразить полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета. Это может упростить общение с налоговыми органами в дальнейшем 7 . Как правило, в обоснование возможности передачи данного типа полномочий ссылаются на п. 3 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером».

Не совсем правильно указывать в приказе срок окончания исполнения обязанностей. Ведь если, например, генеральный директор заболеет во время отпуска или задержится в командировке, придется продлять срок исполнения полномочий генерального директора замещающим его лицом, а это будет выглядеть достаточно специфично. Лучше такой ситуации избежать, указав в приказе, что обязанности гендиректора будут выполняться с определенной даты и до «момента выхода из очередного отпуска / больничного / возвращения из командировки» генерального директора с указанием его Ф.И.О. (см. пункт 1 приказа из Примера 5).

Пример 5
Приказ о передаче полномочий генерального директора на время его отсутствия

Оформляем доверенность

Приказ по своей природе направлен внутрь организации и определяет прежде всего внутренние взаимоотношения. Во внешних отношениях с третьими лицами нужен иной документ. Для этих целей подойдет доверенность - она исходит от организации и направлена вовне, перечисляет полномочия лица перед третьими лицами 8 .

Для третьих лиц особенно важно, что написано в доверенности - только по ее тексту они могут определить объем полномочий, предоставленных доверенному лицу. Здесь есть несколько «подводных камней». Дело в том, что в целом ряде законов особо указывается на необходимость наличия в доверенности конкретного полномочия. Для суда, например, важно обязательное указание в доверенности на возможность заключения мирового соглашения или признания иска. Даже «Почта России» в ряде случаев требует указания в доверенности специального полномочия - «получение заказных и ценных писем». А порой еще и прямо указывается на обязательность нотариального заверения доверенности (так, вне зависимости от объема полномочий нотариальная доверенность нужна для предоставления документов на регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним). Причем при отсутствии в доверенности требуемой формулировки делегированных прав и обязанностей или нотариальной формы может возникнуть ситуация, когда представителю организации просто откажут в сотрудничестве.

Результатом этого становится объемный текст доверенности (см. образец, оформленный на бланке организации, в Примере 7). В Примере 6 показано, как иначе можно оформить «шапку» доверенности, но в этом случае идентифицирующие организацию сведения (место ее нахождения, ИНН, ОГРН) перекочевывают в текст доверенности. В России может одновременно существовать несколько юридических лиц с идентичным наименованием, которых можно отличить друг от друга только по этим «паспортным данным» организации. Вот почему их наличие в доверенности необходимо.

При выдаче доверенности (как и при издании приказа) возникает серьезная проблема с определением срока ее действия. Если определить его в рамках планового времени отсутствия генерального директора, вполне возможна ситуация, когда полномочия по ней истекут до фактического возвращения руководителя. А если срок выставлять с запасом, то встает вопрос доверия к уполномоченному лицу 9 . Конечно, доверенность может быть отменена до срока ее истечения 10 , но и в этом случае остается возможность злоупотреблений со стороны доверенного лица.

Пример 6
Возможное расположение реквизитов и сведений об организации в «шапке» доверенности

Пример 7
Доверенность на бланке организации

Распоряжение безналичными денежными средствами

Лицо, замещающее генерального директора, получает возможность распоряжения денежными средствами на расчетных счетах организации. Банк определяет лицо, обладающее данным правом, на основе пакета документов, однако «блокирующим» в нашем случае является карточка с образцами подписей (банковская карточка).

Легче всего «обеспечить доступ» «штатным заместителям» - их изначально можно внести в карточку, предоставив право распоряжения денежными средствами компании, но в этом случае необходимо понимать, что такое право предоставлено «на все время» и не зависит от того, отсутствует ли генеральный директор. Регулирование полномочий при этом производится на уровне самой компании в локальных нормативных актах, но нужно понимать, что и ответственность за нарушения будет дисциплинарной 11 .

Если же замещающее лицо не включено в число штатных заместителей или по какой-то причине ему не предоставлено постоянное право распоряжения денежными средствами организации, будет необходимо оформить временную банковскую карточку. По сути единственным отличием в порядке подготовки и заполнения карточки с образцами подписей является проставление на ней слова «временная» и указание на срок полномочий 12 . В этом случае в лучшем положении находятся клиенты банков, сотрудники которых вправе самостоятельно заверять подписи клиентов. В тех же банках, которые требуют нотариального удостоверения банковской карточки, клиенты могут испытать определенные неудобства, связанные с процедурой удостоверения их подписей.

Подготовкой и подачей временных банковских карточек обычно пренебрегают в тех случаях, когда в организации установлена электронная система работы со счетом (банк-клиент). Обычно в этой ситуации ограничиваются передачей электронных ключей. В реальности часто и этого не происходит, поскольку платежи осуществляют операционисты бухгалтерской или финансовой службы и по сути передаются права по контролю за их работой. Аналогично ситуация выглядит и с подачей отчетности в электронной форме (Пенсионный фонд, ФСС и т.д.). Подобная практика уже сложилась повсеместно, но надо понимать, что в этом случае «подписантом» электронного послания его получатели будут считать уже отбывшего в отпуск или командировку генерального директора.

В заключение хотелось бы сказать следующее. Да, действительно, в регулировании деятельности генерального директора, в том числе и при передаче его полномочий, существует целый ряд белых пятен. Поэтому главным принципом, которым должны руководствоваться все участники данных отношений, является добросовестность. Если все участники процесса разумно действовали в интересах организации, небольшие нарушения в порядке оформления документации могут быть легко исправлены, а в случае экстренных ситуаций - и объяснены как представителям государственных органов, так и суду.

Сноски

  1. В рамках настоящей статьи мы говорим в основном о единоличном исполнительном органе хозяйственных обществ и для простоты восприятия используем как синонимы термины «единоличный исполнительный орган», «руководитель организации» и «генеральный директор».
  2. Стоит заметить, что командировка находится немного в стороне от данной проблемы, поскольку в этом случае руководитель не прекращает своей деятельности. Однако она может служить яркой иллюстрацией того, что полномочия генерального директора - это не переходящий кубок, и передача полномочий не означает их отсутствия у самого ЕИО
  3. Ad hoc (для этого случая, с этой целью, для этой цели) - латинский термин, употребляемый в праве в отношении органов, создаваемых для выполнения определенных (обычно временных) функций.
  4. Некоторые организации начинают оформление документов с направления предложения работнику о совмещении должностей, на котором тот пишет свое согласие или отказ. Но автор этой статьи считает данный документ излишним, ведь ТК РФ требует письменного согласия, а таковым считается и соответствующая надпись на приказе, и подпись в допсоглашении к трудовому договору. Тогда зачем плодить лишние бумаги?
  5. Напомним, в хозяйственных обществах руководитель всегда назначается на определенный срок.
  6. Других вариантов просто не остается, поскольку ст. 76 ТК РФ не содержит подобного основания для отстранения от работы
  7. Но не снять риск возникновения проблемы полностью. Налоговые органы при определении полномочий лица, подписывающего отчетность и первичную документацию, руководствуются данными государственного реестра юридических лиц. Однако наличие документа, фиксирующего передачу полномочий, может значительно упростить общение с ними.
  8. В соответствии с п. 1 ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ) доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
  9. Срок действия доверенности может быть указан продолжительностью до 3 лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
  10. При этом лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, обязано известить об отмене лицо, которому доверенность выдана, а также известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми дана доверенность.
  11. Безусловно, если не имеет место банальное хищение денежных средств компании, за которое наступает уже уголовная ответственность.
  12. Порядок оформления карточек с образцами подписей установлен в Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

По разным причинам сотрудники предприятий и организаций могут отсутствовать на своем рабочем месте. Но производственный процесс от этого страдать не должен. В таких случаях предусмотрено возложение отсутствующего работника на иное лицо. Как правильно это оформить?

В данной ситуации существуют тонкости, знать которые обязан как кадровик, так и руководитель. Да и служащим повышение образовательного уровня пойдет на пользу. Давайте рассмотрим, как производится возложение обязанностей временно отсутствующего работника, на чем следует концентрироваться каждой из сторон процесса.

Варианты решения проблемы

Надо отметить, что возложение обязанностей временно отсутствующего работника проводится только в соответствии с законодательством. В ТК предложено два варианта решения проблемы. Администрация может предложить сотруднику совмещение, то есть тот будет трудиться некоторое время за двоих. Другой способ - перевод. В этом случае от основных обязанностей сотрудник освобождается.

Например, если секретарь начальника ушел в отпуск или заболел, на его место можно посадить курьера. При этом администрации следует продумать, сможет ли этот человек выполнять прежние обязанности. Если у него получится уложиться в рабочее время, то применяют совместительство, в противном случае - перевод.

Возложение обязанностей временно отсутствующего работника нужно правильно оформить, учесть доплату. Еще необходимо иметь в виду, что в постсоветских странах, законодательство которых в области трудовых отношений основано на прежнем кодексе, произошли изменения. Значит, кадровикам решение следует искать опираясь на национальную нормативно-правовую базу.

Принципиальный вопрос

Порядок возложения отсутствующего работника изложен в статьях соответствующего национального законодательства. В ТК РФ указано, что таковое мероприятие производится только с согласия сотрудника. Это означает, что кадровик должен заручиться документом, в котором оно выражено. Юристы рекомендуют подписать дополнительное соглашение. В нем указываются следующие данные:

  • Стороны договора.
  • Перечень обязанностей или должностей.
  • Объем работ.
  • Доплата.
  • Сроки действия.

Подписание подобного соглашения и будет означать письменное согласие сотрудника. На его основании составляется временно отсутствующего работника. В таковом документе указываются перечисленные выше данные.

Возложение обязанностей временно отсутствующего работника (РБ)

В законодательстве Беларуси тоже предусмотрены два варианта. Речь идет о заместительстве и совмещении. Первое - это освобождение от основных обязанностей и поручение того, что выполнял отсутствующий работник. Второй вариант предполагает двойную нагрузку. Замещение может быть произведено с согласия труженика.

Существуют исключения. В случае, когда есть угроза жизни населению, людей можно переводить без согласия. Это все отражается в документации. Обычно же перевод (совмещение) происходит по договоренности. То есть работнику предлагают на время заняться другим трудом. Он подписывает соответствующую бумагу, в которой указываются сроки и размер оплаты. Запрещено устанавливать заработную плату, сумма которой меньше той, что человек получал ранее.

Документальное оформление

Любые перемены в графике труда следует оформлять соответствующими бумагами, в том числе возложение обязанностей временно отсутствующего работника (РБ). Приказ на данную тему ничем не отличается от иных подобных документов. В нем указываются все реквизиты, как полагается. Еще необходима ссылка на соответствующую статью ТК. В качестве основания указывается приказ или иной документ, характеризующий причину отсутствия должностного лица и начальника подразделения. Приведем пример:

«На основании ст. 67 ТК РБ и в связи с отсутствием на рабочем месте секретаря руководителя Иващенко С.Н.:

  1. Исполнение обязанностей секретаря руководителя возложить на специалиста по кадрам Т. с ее письменного согласия на период (указать) с сохранением ответственности за выполнение основной работы.
  2. Бухгалтерии производить доплату Ищенко Р.Т. в размере 50% от оклада секретаря в указанный период».

Более детально ознакомиться с таким приказом можно ниже.

Тонкости законодательства

Вернемся к ТК РФ. Принципиально нормативно-правовая база обеих стран идентична. Но в каждой есть свои нюансы. Так, если администрация издает распоряжение о возложении, следует хорошо подумать о причине отсутствия труженика. Обычны варианты с отпуском или больничным. Они не требуют пояснений.

Но если работник загулял, то необходимо сначала издать документ о начале расследования (акт), только потом перекладывать его обязанности на других. То есть отсутствие должно быть объяснено. Регулирование доплаты тоже отличается в законодательствах этих стран. В РФ нет документов, которые бы строго регламентировали суммы. Они начисляются на договорной основе. А вот в РБ тоже верно лишь для частных предприятий. Доплаты за совместительство бюджетникам регулирует правительство.

Возложение обязанностей временно отсутствующего работника без согласия

Такая мера практикуется в особых условиях. К ним приравниваются катастрофы, аварии, стихийные бедствия и иные события, несущие угрозу населению (его части). При подобном развитии событий на срок до месяца человеку могут поручить другую работу. Такая норма есть в законодательстве как РФ, так и в белорусском.

Естественно, кадровику все равно придется оформить все это приказом. ТК РФ позволяет осуществлять перевод без согласия в иных случаях. К ним относится, к примеру, простой или ликвидация аварии. Однако переводить на должность с более низкой квалификацией работника без письменного согласия запрещается. Это следует учитывать в работе.

Более простой способ замещения

Для того чтобы производственный процесс не тормозился из-за болезни или отпуска специалиста, на его место можно нанять другого человека. Иногда такой способ более оптимален, чем перераспределение обязанностей. Однако руководители идут на него крайне неохотно. Все дело в финансах. Вновь нанятому служащему придется платить весь оклад, в то время как со штатного сотрудника и половины бывает достаточно. Получается серьезная экономия фондов.

Есть еще такой нюанс, как введение в курс дела. Новый человек незнаком с тонкостями производства. Следовательно, его работа будет хромать и подводить других. Временное возложение обязанностей можно проводить на срок до одного года или до выхода основного работника. В случае перевода, за человеком сохраняется место службы. То есть, когда основной работник вернётся, его «заместителю» следует предоставить прежнее место.

Доплата за замещение на время отпуска является важным аспектом взаимоотношений работника и работодателя, когда речь идет о замене. Есть много способов замещения, и от того, какой выберет работодатель, будет зависеть размер доплаты. В нашей статье мы рассмотрим, как происходит замещение отпускников.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Существует несколько способов замены отпускников:

  • Совмещение. Работник совмещает свою работу и работу отпускника (ст. 60.2 ТК РФ).
  • Временный перевод. Работник выполняет только обязанности отпускника (ст. 72.2 ТК РФ).
  • Совместительство. Работник тратит на работу отпускника свободное от основной работы время (ст. 60.1 ТК РФ).
  • Прием временного сотрудника. Сотрудник принимается на работу с заключением срочного договора на срок, соответствующий сроку отпуска заменяемого сотрудника (ст. 59 ТК РФ).

Расширение обязанностей или совмещение

Если один работник уходит в отпуск, то другому могут поручить выполнять его обязанности, не освобождая его от основной работы. Эта работа может соответствовать его должности или нет (ст. 60.2 ТК РФ).

Если дополнительная работа схожа с работой работника — это расширение обязанностей, если нет — совмещение.

Обязать работника выполнять дополнительную работу принудительно нельзя. Работник должен дать на это письменное согласие.

Доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оговаривается в дополнительном соглашении и может производиться за фактическую выполненную работу или рассчитываться пропорционально отработанному времени (ст. 151 ТК РФ). В приказе о совмещении необходимо указать, как оплачивается замещение на время отпуска и срок, на который оно оформляется.

Каждая из сторон трудовых отношений может их досрочно прекратить. Для этого инициатор расторжения должен за 3 рабочих дня предупредить об этом противоположную сторону в письменной форме.

Но может случиться так, что доплату за отсутствующего работника никто не получает. Это происходит, когда работник замещает коллегу со схожими трудовыми функциями и в его должностной инструкции четко оговорены замещения такого рода. В этом случае письменное согласие работника также не требуется.

Пример

ООО «Кукушка». В январе кассир уходит в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска его обязанности согласился выполнять второй бухгалтер.

Издается приказ о совмещении должностей. В нем указывается, что доплата за совмещение будет рассчитываться пропорционально отработанному времени.

Оклад бухгалтера равен 20 000 руб.

Оклад кассира равен 17 000 руб.

Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 17 000 руб. / 17 дн. (количество рабочих дней в январе) = 1000 руб.

Размер доплаты за 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 1000 руб. = 10 000 руб.

Итого, в январе бухгалтер получит зарплату: 20 000 руб. + 10 000 руб. = 30 000 руб.

С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить взносы.

Выполнение и оплата временного перевода

Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).

Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.

На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи .

После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.

В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.

Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.

По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

В случае если срок перевода истек, а работнику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не потребовал своего восстановления на ней, то соглашение о временном переходе теряет силу. Временная работа становится основной.

Как оформляется и оплачивается совместительство

Если расширение трудовых обязанностей невозможно, работодатель может оформить совместительство (ст. 60.1 ТК РФ).

Совместительство — это выполнение дополнительных обязанностей в свободное от основной работы время. Но это время нормировано и не должно превышать половины месячной нормы рабочего времени. Следить за тем, чтобы эта норма не была превышена, — обязанность работодателя. Все остальные функции остаются неизменными (ст. 282, 284 ТК РФ). Внутреннее совместительство оформляют заключением отдельного трудового договора.

Оплата труда совместителей может производиться пропорционально отработанному времени или за фактически выполненный объем работ. Это должно быть отражено в трудовом договоре.

Пример

В магазине «Лукошко» в феврале кассир ушел в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска на его место оформили совместителя.

Оклад по совмещаемой должности равен 15 120 руб.

Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 15 120 руб. × 50% / 18 дн. (количество рабочих дней в феврале) = 420 руб.

Размер оплаты 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 420 руб. = 4200 руб.

С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить налоги в фонды (30%).

Прием временного сотрудника

Еще один из способов заменить работника, ушедшего в отпуск, — это нанять на его место нового работника, заключив с ним срочный договор (ст. 59 ТК РФ).

Этот способ замены будет предпочтителен для предприятий, на которых есть технически сложные должности. И если их пытаться совместить, может пострадать весь трудовой процесс. Например, это может быть крупное производственное предприятие. Наладчик технически сложного оборудования уходит в отпуск. Преимущества способа найма временного сотрудника очевидны: руководитель получает полноценного сотрудника, и трудовой процесс не останавливается.

Оплата, условия и срок работы оговариваются и указываются при заключении срочного трудового договора.

Итоги

Если на предприятии работник уходит в отпуск, то на его место, скорее всего, нужно будет подобрать замену. Вариантов такой замены несколько. Выбирайте тот, что удобен именно вам. Но какой бы из них вы ни выбрали, помните, что обязанностью доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника пренебрегать нельзя.

-